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C'est quoi la gestion d'un projet ?

Découvrez ce qu'est la gestion de projet, ses enjeux et les différentes étapes à suivre pour mener à bien un projet. Apprenez les méthodes et les outils pour gérer efficacement votre projet.

Pour gérer un projet efficacement, il est important d'avoir les bons outils. Découvrez les outils indispensables pour la gestion de projet, des outils de planification aux outils de communication en passant par les outils de suivi.

Introduction 

La gestion de projet est une discipline fondamentale dans le monde des affaires et de l'industrie. Elle englobe un large éventail de concepts et de pratiques qui visent à planifier, exécuter et surveiller les projets, qu'ils soient de petite ou de grande envergure. Dans cet univers complexe, la documentation et la planification jouent un rôle essentiel pour mener à bien chaque étape. De la gestion du budget à la gestion des échéanciers, en passant par la coordination d'une équipe projet, chaque aspect est vital pour atteindre les objectifs fixés. Les responsabilités du gestionnaire de projets web, par exemple, sont multiples. Il doit non seulement superviser l'élaboration du planning pour projet, mais également s'assurer que les tâches de gestion de projet sont clairement définies et attribuées à l'équipe de travail. La gestion du changement projet est également cruciale, car elle permet de faire face aux inévitables évolutions et ajustements qui surviennent au cours du projet. Que vous soyez impliqué dans la gestion de projet de recherche, dans la gestion de projet BTP, ou dans la conduite de projets de toutes natures, les principes de base restent les mêmes. La gestion de projet, c'est le management par le projet, la gestion de tâches, et le suivi des livrables, le tout dans un cadre structuré. Mais comment s'y prendre pour gérer efficacement un projet, que ce soit au sein d'une firme de gestion de projet ou en tant que gestionnaire de portefeuille de projets ? Il faut tout d'abord élaborer un planning détaillé projet, définir un gabarit de gestion de projet approprié, et mettre en place un échéancier gestion de projet réaliste. La gestion de programmes et de portefeuille de projets peut également être nécessaire pour superviser plusieurs projets en simultané. La gestion de projets complexes nécessite une planification minutieuse et une gestion du budget projet rigoureuse. Pour atteindre l'efficacité et l'efficience, la gestion de projet personnel est tout aussi importante que la gestion d'un projet de construction à grande échelle. L'ensemble de ces pratiques et concepts constitue le cœur de la gestion de projet, qu'il s'agisse de projets TI, de projets de recherche, ou de tout autre domaine d'activité. Dans cet article, nous explorerons en détail les aspects cruciaux de la gestion de projet, en mettant l'accent sur les bonnes pratiques, les outils, et les ressources disponibles pour vous aider à gérer vos projets avec succès, que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice en quête de connaissances.

Quelle est la définition d'un projet ?

Nous parlons beaucoup des facettes spécifiques de la gestion de projet, mais il est parfois utile de commencer à la racine et d'approfondir les bases.

Afin de bien comprendre les concepts de gestion de projet de haut niveau, il est important de connaître les réponses simples. Lorsque vous pouvez faire appel à ces connaissances, des concepts plus complexes sont plus faciles à maîtriser. Que vous soyez le chef de projet ou une partie prenante, donnez votre prochaine définition de projet en gardant à l'esprit ces conseils de gestion de projet.

Définition de projet 

Un projet est un ensemble de tâches qui doivent être accomplies pour arriver à un objectif ou à un résultat particulier. Selon la taille et la portée du projet, ces tâches peuvent être simples ou élaborées, mais tous les projets peuvent être décomposés en objectifs et en ce qui doit être fait pour les atteindre.

Les organisations et les individus gèrent des projets avec un large éventail d'objectifs. Celles-ci peuvent prendre de nombreuses formes, de la construction d'un bâtiment à la planification d'un événement et même à l'accomplissement d'une certaine tâche. Les détaillants, par exemple, peuvent poursuivre des projets qui améliorent la façon dont ils suivent l'exécution des commandes. Les équipes de construction réalisent des projets chaque fois qu'elles planifient et construisent quelque chose, et ainsi de suite !

Sept (07) termes de projet clés à connaître 

Il existe des termes de projet universels qui sont utilisés quel que soit le type de projet, la taille du projet

ou tout autre facteur. Connaissez ces sept termes sur le bout des doigts et vous aurez une longueur d'avance avant le début du projet :

1. Cycle de vie du projet : Le cycle de vie du projet fait référence aux cinq phases par lesquelles tous les projets doivent progresser, du début à la fin. Les cinq phases du cycle de vie d'un projet constituent le schéma le plus élémentaire qui donne une définition de projet. Ces cinq phases sont le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture.
2. Portée du projet : La portée du projet est un aspect clé de l'étape de planification du projet. À bien des égards, c'est le point de départ. Pour déterminer la portée du projet, le chef de projet et son équipe doivent définir des buts et des objectifs, détailler les livrables, créer des tâches, établir des dates importantes, etc. La portée du projet définit les résultats souhaités et tous les facteurs spécifiques qui affecteront leur réalisation.
3. Partie prenante : Une partie prenante fait référence à toute personne impliquée dans un projet. Une partie prenante peut être impliquée à chaque étape du projet, ou seulement d'une certaine manière. L'analyse des parties prenantes permet de catégoriser la manière dont les investisseurs, les membres de l'équipe, les fournisseurs, les sous-traitants et autres peuvent affecter votre projet.
4. Livrable : Un livrable fait référence au(x) résultat(s) spécifique(s) créé(s) par un projet. Les livrables peuvent être "tangibles" ou "intangibles", ce qui signifie qu'ils peuvent être un produit physique ou quelque chose de conceptuel. Généralement, les livrables sont le besoin qui a inspiré le projet en premier lieu. Si quelqu'un engage un constructeur pour concevoir et construire un espace de bureau, le bureau est un livrable tangible.
5. Jalon : Les jalons sont des réalisations prédéterminées qui permettent de suivre l'avancement du projet. Considérez les jalons comme des points de contrôle. Ces points de contrôle sont décidés avant le début d'un projet, afin que le chef de projet et l'équipe sachent quand ils sont sur la bonne voie pour atteindre les livrables. Sans jalons, il est difficile de savoir si le projet est sur la voie du succès ou doit être réorienté.
6. Ressources : Une ressource est tout ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet. Dans un projet de construction, les matériaux sont une ressource essentielle. Cela dit, d'autres ressources - comme le temps, la main-d'œuvre et l'équipement - sont tout aussi importantes. Un chef de projet doit être en mesure d'identifier toutes les ressources du projet afin de créer un plan de ressources et de gérer les ressources en conséquence. Lorsque des ressources ne sont pas comptabilisées, il est facile de les mal gérer.
7. Dépendances : Les dépendances de projet font référence à la manière dont les ressources doivent être partagées et allouées au sein d'un projet. De nombreux projets utiliseront les mêmes matériaux physiques à des fins différentes et à différentes étapes. Comprendre cette dépendance est le seul moyen de s'assurer qu'il y a suffisamment de ressources pour tout le monde. De même, tous les projets sont décomposés en tâches. Lorsqu'une tâche ne peut pas commencer avant qu'une autre ne soit terminée, ces tâches partagent une dépendance.

Que signifie travailler sur un projet ?

Qu'il s'agisse du chef de projet, d'un membre de l'équipe ou de toute autre partie prenante du projet, il fait partie de l’équipe du projet dans son ensemble et ses actions affectent directement les autres membres de l'équipe. Comme toute équipe, vous « gagnez » ou « perdez » en tant qu'unité, il est donc extrêmement important de communiquer et d'écouter les autres membres de l'équipe afin de coordonner les efforts et de réussir. La plupart des mésaventures et des échecs de projet sont les résultats directs d'une mauvaise communication ou d'un manque de collaboration.

Travailler sur un projet, c'est comprendre le projet dans son ensemble autant que faire le travail. La seule façon d'avoir une vue d'ensemble est d'écouter l'équipe et d'apprendre les uns des autres.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Le processus de gestion de projet commence par la conception du projet et se poursuit tout au long du cycle de vie du projet. Cela nécessite une connaissance détaillée des ressources de l'entreprise et de la manière de les affecter afin d'accomplir des tâches, des tâches, des événements et d'autres projets.

Un large éventail d'industries s'appuie sur des méthodes et des outils de gestion de projet pour exécuter des projets. Quelques exemples de ces industries sont la construction, l'informatique, l'ingénierie, le marketing et la publicité. Toute équipe travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun s'engage dans une forme de gestion de projet.

C'est quoi le rôle d'un chef de Projet ?

Un chef de projet est plus qu'un simple gestionnaire, au sens traditionnel du terme. Cette personne est le chef de l'équipe de projet et supervise tous les aspects du projet, du début à la fin. Le chef de projet rédigera généralement le plan de projet, organisera des réunions d'équipe, attribuera des tâches et effectuera des tests de contrôle de la qualité pour s'assurer que tout se déroule correctement. Un chef de projet ne peut cependant pas porter l'ensemble du projet sur son dos. L'une de leurs principales tâches est en effet de savoir confier diverses responsabilités aux membres de l'équipe.

Avec l'aide de leur équipe, les chefs de projet créeront des échéanciers et des budgets de projet. Ils créeront également des rapports de projet tout au long du cycle de vie du projet.

Comme vous pouvez le constater, leurs responsabilités sont étendues, mais cela ne veut pas dire qu'elles s'éparpillent trop. Idéalement, un chef de projet crée les fondations du projet, comme les fondations d'une maison. Ils nomment ensuite d'autres personnes pour terminer chaque pièce.

Meilleures pratiques pour la gestion de projet :

Quel que soit le projet, la taille de l'équipe ou quoi que ce soit d'autre, il existe des pratiques qui augmentent de façon exponentielle les chances de succès. Aussi vital qu'il soit d'atteindre les objectifs et de réaliser les livrables, il est tout aussi important de créer une culture positive au sein du projet. 

Cinq (05) Conseils pour la gestion de projet :

Ces cinq conseils peuvent sembler simples, mais ils font toute la différence dans le monde :

1. Définir des enregistrements d'équipe réguliers:  Il est facile de rencontrer l'équipe « au besoin », mais une fois qu'un projet est lancé, il devient plus difficile de trouver du temps dans l'emploi du temps de chacun. Au lieu de cela, planifiez des réunions régulières avant même le début d'un projet. Ces réunions servent d'enregistrements où les membres de l'équipe peuvent se donner des mises à jour, exprimer leurs préoccupations, poser des questions, faire des ajustements et faire tout ce dont ils pourraient avoir besoin. Lorsque ces enregistrements sont déjà intégrés à l'horaire, personne n'attend de se rencontrer jusqu'à ce qu'il y ait un incident ou un problème.
2. Déléguer : Une partie de ce qui donne une définition de projet est de savoir comment déléguer. Qu'il s'agisse des chefs de projet ou d'un membre de l'équipe, ils auront très probablement besoin d'aide pour une tâche à un moment donné. Maintenant, cela ne signifie pas simplement confier la tâche à quelqu'un d'autre. Cela signifie que chaque membre de l'équipe a des responsabilités égales. Au lieu de cela, les meilleurs chefs de projet savent comment renoncer à un certain contrôle et déléguer aux membres de l'équipe.
3. Connaître l'équipe : Tous les membres de l'équipe de gestion de projet doivent connaître les forces, les faiblesses et les spécialités de chacun. Par exemple, si un membre de l'équipe a besoin d'informations d'un autre service, il doit savoir exactement à qui s'adresser. Cette familiarité réduit le temps perdu. Il est particulièrement important pour un chef de projet de bien connaître son équipe.
4. Lorsque les membres du projet connaissent ces choses, ils peuvent prendre des décisions qui jouent sur les forces des membres de leur équipe, et non sur leurs faiblesses. Connaître l'équipe est un aspect important de la création d'une culture positive au sein d'un projet, car elle célèbre les capacités de chacun.
5. Célébrez les jalons : En parlant de culture positive, ne sous-estimez jamais le pouvoir de prendre un moment pour marquer le franchissement d'une étape importante. Atteindre un signifie que l'équipe a fait des progrès significatifs et que le projet est toujours sur la bonne voie. À tout le moins, il est important d'annoncer l'atteinte des jalons lors des vérifications d'équipe. Cela maintient tout le monde sur la même page et améliore l'efficacité de l'équipe.
6. Choisissez des outils de la gestion de projet : La gestion de projet est un travail extrêmement complexe. Sans les outils appropriés, il est facile de faire des erreurs, de se désorganiser et même de ne pas terminer le projet. La meilleure façon de protéger votre projet de ces faux pas est de choisir des outils qui simplifient l'ensemble du processus.
7. Le meilleur logiciel de gestion de projet fait exactement cela. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet libère le plein potentiel de votre équipe et du projet et porte le résultat final vers de nouveaux sommets. La clé est de trouver un logiciel de gestion de projet intuitif et convivial qui ne fait aucun compromis sur les fonctionnalités.

Comment ProjectManager facilite la gestion des projets ?

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui facilite plus que jamais la gestion de projets. Ce logiciel est basé sur le cloud permet à toute l'équipe de travailler sur le projet sur le terrain ou en déplacement, et son interface moderne combine fonctionnalité et navigation conviviale. Cela signifie plus de temps perdu à essayer de se familiariser avec un nouvel outil et plus de temps à perfectionner la définition de votre projet.

Planifier sur les diagrammes de Gantt 

Planifiez vos projets du début à la fin avec la puissante fonctionnalité de diagramme de Gantt de ProjectManager, qui vous permet de planifier les tâches du projet en phases. Vous pouvez même créer des dépendances et définir des jalons. De plus, vous pouvez importer des fichiers Excel et des fichiers Microsoft Project, de sorte que le passage à notre logiciel se fait en toute simplicité.

Suivi sur les tableaux de bord du projet 

Au fur et à mesure que l'équipe de projet progresse dans les tâches, les chefs de projet peuvent suivre chaque mise à jour de statut sur le tableau de bord en temps réel que vous pouvez personnaliser pour afficher les mesures les plus importantes. Chaque modification apportée à une tâche est suivie et met automatiquement à jour les tableaux et graphiques colorés et faciles à lire.

Garder un œil sur l'avancement de votre projet n'a jamais été aussi simple !

Conclusion

La gestion de projet est une discipline clé pour mener à bien des projets avec succès. Elle consiste à planifier, organiser, diriger et contrôler les ressources d'un projet pour atteindre les objectifs fixés.

La gestion de projet permet de gérer les délais, les coûts, les risques et les ressources humaines, tout en assurant la qualité des livrables. En suivant les bonnes pratiques de la gestion de projet et en utilisant les outils adéquats, vous pouvez mener à bien votre projet avec efficacité et succès.